Prosedur Nama Pilihan/Pilihan
1. Definisi
1.01 Nama Pilihan/Pilihan – Nama yang diinginkan seseorang untuk dikenal dan ditampilkan dalam sistem Perguruan Tinggi dan ketika menjalankan bisnis Perguruan Tinggi sehari-hari karena nama tersebut menegaskan gender, budaya, dan aspek identitas sosial individu lainnya. Nama yang disukai/dipilih akan terdiri dari nama depan yang disukai/dipilih. Nama yang diutamakan/dipilih tidak mempengaruhi nama tengah atau nama belakang individu, yang harus tetap menjadi nama sah individu tersebut.
1.02 Nama Resmi – Nama yang dicatat pada tanda pengenal resmi seseorang dan digunakan pada catatan hukum formal di Perguruan Tinggi.
2. Meminta Nama Pilihan/Terpilih
2.01 Untuk meminta nama yang disukai/dipilih setelah masuk ke Perguruan Tinggi, seorang siswa harus melengkapi Formulir Permintaan Nama Pilihan/Dipilih (https://myhudson.hccc.edu/registrar).
2.02 Untuk meminta perubahan nama pilihan/pilihan atau untuk kembali menggunakan nama resmi, siswa harus melengkapi Formulir Permintaan Nama Pilihan/Pilihan baru.
2.03 Untuk meminta nama pilihan/pilihan, untuk mengubah nama pilihan/pilihan atau kembali menggunakan nama resmi, dosen atau staf perguruan tinggi harus menghubungi Sumber Daya Manusia.
3. Persetujuan dan Larangan Penggunaan
3.01 Ketika seseorang meminta penggunaan nama yang disukai/dipilih, catatan individu tersebut akan diperbarui untuk menampilkan nama yang disukai/dipilih secara tepat waktu, biasanya dalam waktu lima (5) hari kerja, kecuali dalam keadaan berikut:
a) Nama tersebut dimaksudkan untuk menyesatkan identitas seseorang dan/atau menyalahgunakan identitas orang atau organisasi lain.
b) Penggunaan nama tersebut merupakan upaya untuk menghindari kewajiban hukum.
c) Munculnya nama yang diminta pada ID Perguruan Tinggi atau catatan lainnya akan merugikan nama baik atau kepentingan Perguruan Tinggi; dan/atau
d) Nama tersebut bersifat menghina, cabul, menyampaikan pesan yang menyinggung, atau tidak pantas.
Jika nama yang disukai/dipilih dilarang karena salah satu dari empat alasan ini, Perguruan Tinggi berhak menolak permintaan penggunaan nama yang disukai/dipilih. Dalam keadaan ini, individu yang meminta nama yang disukai/dipilih harus diberitahu alasan penolakannya dan diberi kesempatan untuk menyampaikan permasalahannya. Penentuan akhir harus dilakukan berdasarkan kebijaksanaan yang wajar dari Kepala Bagian Kemahasiswaan (atau yang ditunjuk) untuk mahasiswa atau Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (atau yang ditunjuk) untuk dosen dan staf Perguruan Tinggi.
4. Penampilan Nama Pilihan/Terpilih
4.01 Setelah disetujui, nama yang disukai/dipilih akan muncul dan digunakan dalam dokumen, sistem, dan proses Perguruan Tinggi berikut:
a) Kartu ID Hudson County Community College (ID)
Saya. Siswa mungkin perlu menggunakan ID dengan nama resmi untuk memasuki lokasi klinis atau magang.
ii. Setelah disetujui, individu dapat memperoleh kartu identitas dengan nama yang diinginkan/dipilih tercetak di kartu sebagai pengganti nama resmi. Kartu pertama yang diterbitkan dengan nama pilihan/pilihan tercetak akan diberikan tanpa biaya. Jika kartu pengganti diminta, individu tersebut akan dikenakan biaya normal untuk penerbitan kartu pengganti.
b) Email Perguruan Tinggi
c) Daftar Nama Kelas
d) Daftar Penasihat
e) Sistem Manajemen Pembelajaran (Kanvas)
f) Portal “Hudson Saya”.
5. Penggunaan Nama Resmi
5.01 Perguruan Tinggi tidak akan menggunakan nama yang disukai/dipilih pada dokumen atau dalam sistem yang memerlukan penggunaan nama resmi untuk alasan hukum atau terkait bisnis. Nama resmi individu akan terus digunakan untuk catatan ini, yang mencakup namun tidak terbatas pada hal berikut:
a) Catatan penerimaan
b) Transkrip resmi
c) Verifikasi pendaftaran
d) Catatan ketenagakerjaan dan personalia
e) Gaji dan dokumen pajak
f) Catatan bantuan keuangan
g) Rekam medis
h) Catatan disiplin
i) Laporan Keselamatan/Keamanan Publik
j) Catatan penegakan hukum
k) Dokumen Belajar di Luar Negeri dan catatan perjalanan
l) Pelaporan yang Diamanatkan
m) Identifikasi untuk memasuki lokasi klinis atau magang
5.02 Perguruan Tinggi akan mengubah nama resmi pada dokumen hukum dan terkait bisnis hanya setelah menerima dokumentasi yang membuktikan perubahan nama resmi.
6. Nama Ijazah
6.01 Kolese menganggap ijazah sebagai dokumen seremonial, dan mahasiswa dapat meminta agar nama resmi atau nama pilihan/pilihan dicantumkan pada ijazah. Jika ijazah akan digunakan untuk verifikasi hukum apa pun, disarankan agar siswa meminta nama resminya digunakan.
6.02 Mahasiswa yang meminta nama yang diutamakan/dipilih untuk dicantumkan pada ijazahnya, dan kemudian ingin agar ijazahnya diterbitkan atas nama resminya atau nama lain apa pun, dapat dikenakan biaya untuk layanan tersebut.
7. Pemeriksaan Latar Belakang dan Proses Hukum
7.01 Individu yang meminta dan menggunakan nama pilihan/pilihan harus menyadari bahwa nama pilihan/pilihan tersebut merupakan nama samaran yang mungkin harus mereka ungkapkan dalam keadaan tertentu termasuk selama pemeriksaan latar belakang dan proses hukum lainnya. Tanggung jawab ini mungkin seumur hidup dan dapat mencakup setiap nama pilihan/pilihan yang digunakan meskipun mereka kemudian mengubah atau menghentikan penggunaan nama pilihan/pilihan tersebut.
7.02 Individu didorong untuk secara terbuka mengungkapkan keberadaan alias apa pun, jika diperlukan, untuk menghindari perbedaan atau kesan bahwa mereka berusaha menyembunyikan informasi tersebut. Individu juga harus menyadari bahwa keberadaan alias dapat memicu peningkatan pengawasan selama izin keamanan federal atau negara bagian tertentu atau pemeriksaan latar belakang, terutama dalam kasus di mana individu tersebut tidak mengungkapkan informasi tersebut kepada pihak berwenang.
7.03 Perguruan Tinggi akan mengungkapkan dan/atau mengkonfirmasi nama(-nama) yang disukai/dipilih yang digunakan oleh individu sesuai dengan permintaan sah atas informasi ini, dan/atau atas permintaan individu tersebut.
8. Ketidakpatuhan dan Pengaduan
8.01 Ketika seseorang yang telah memilih nama yang disukai/dipilih sesuai dengan kebijakan ini yakin bahwa pemilihan dan penggunaan nama yang disukai/dipilihnya tidak diakomodasi seperti yang disyaratkan oleh kebijakan ini, maka individu tersebut didorong untuk menyelesaikan masalah tersebut secara informal dengan mengkomunikasikan nama mereka. keprihatinan langsung kepada personel Perguruan Tinggi atau kantor yang gagal berinteraksi dengan, menangani atau merujuk pada individu yang menggunakan nama yang disukai/dipilih.
8.02 Dalam kasus di mana seorang mahasiswa merasa bahwa mereka akan mendapat manfaat dari dukungan atau advokasi tambahan, atau ingin mengajukan keluhan resmi tentang ketidakpatuhan dalam penggunaan nama pilihan/pilihan mahasiswa tersebut, mereka dapat menghubungi Kepala Bagian Kemahasiswaan.
8.03 Dalam kasus di mana seorang anggota fakultas atau staf Perguruan Tinggi merasa bahwa mereka akan mendapat manfaat dari dukungan atau advokasi tambahan, atau ingin mengajukan keluhan resmi tentang ketidakpatuhan dalam penggunaan nama pilihan/pilihan anggota tersebut, anggota tersebut dapat menghubungi Ketua. Petugas Sumber Daya Manusia.
9. Penggunaan, Penyalahgunaan, atau Penyalahgunaan
9.01 Kartu identitas mahasiswa Hudson County Community College dengan nama pilihan/pilihan tercetak di atasnya dapat digunakan sebagai kartu identitas (ID) yang sah di dalam Kolese. Namun, kartu identitas yang mencantumkan nama pilihan/pilihan tidak dapat digunakan sebagai pengganti tanda pengenal resmi.
Disetujui pada: Maret 2020
Disetujui oleh: Kabinet
Kategori: Kemahasiswaan, Sumber Daya Manusia
Subkategori: Nama Pilihan
Dijadwalkan untuk Peninjauan: Maret 2022
Departemen yang Bertanggung Jawab: Kemahasiswaan dan Pendaftaran
Kembali ke Policies and Procedures