Prosedur Pengaturan Kerja yang Fleksibel
1. Ikhtisar
Tujuan dari Prosedur Pengaturan Kerja Fleksibel ini adalah untuk memastikan penerapan Kebijakan Pengaturan Kerja Fleksibel di Hudson County Community College (“Perguruan Tinggi”), memungkinkan fleksibilitas di tempat kerja, memungkinkan karyawan, penuh dan paruh waktu, untuk menyeimbangkan tanggung jawab pribadi dan profesional, dan mengelola keadaan darurat yang mungkin dihadapi Perguruan Tinggi dari waktu ke waktu. Kolese berdasarkan kebijakannya dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk pengaturan kerja yang fleksibel, termasuk tele-commuting dan waktu fleksibel dalam lingkungan kerja yang aman, profesional, dan produktif sebagaimana diperlukan, atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum.
Anggota Kabinet Pengawas atau Pengawas dengan peninjauan dan persetujuan Anggota Kabinet Pengawas dapat menerapkan jadwal kerja alternatif untuk unit mereka yang memenuhi kebutuhan bisnis dan karyawan, dan mendukung misi, visi dan nilai-nilai Perguruan Tinggi. Pengaturan kerja fleksibel untuk unit dapat mencakup pekerjaan jarak jauh, jadwal mingguan terkompresi, jadwal alternatif, jadwal hibrid, atau waktu fleksibel. Supervisor dapat menetapkan pedoman dan praktik terbaik bagi unitnya untuk mendukung jadwal kerja alternatif atau hibrid. Jadwal dapat dinilai dari waktu ke waktu untuk memastikan dukungan berkelanjutan terhadap misi, visi, dan nilai-nilai Kolese.
2. Permintaan
Karyawan dapat meminta pengaturan kerja yang fleksibel, seperti kerja jarak jauh, jika memungkinkan, jadwal alternatif, minggu kerja yang dipadatkan, jadwal hybrid, atau waktu fleksibel. Keadaan-keadaan yang terjadi yang tidak dapat diperkirakan secara wajar dan tidak dapat dijadwalkan sebelumnya diatur dalam proses yang diuraikan dalam Bagian 3 di bawah. Namun jika memungkinkan, permintaan tersebut harus dijadwalkan sesuai dengan proses yang diuraikan dalam Bagian 4. Lihat grafik di Lampiran A. Karyawan atau penyelia dapat berkonsultasi dengan Kantor Sumber Daya Manusia tentang sifat, durasi, dan pengaturan yang diminta. Permohonan pengaturan fleksibel yang dikabulkan akan dinilai kembali secara berkala, selambat-lambatnya enam (6) bulan setelah pelaksanaan pengaturan yang disepakati. Keputusan mengenai permintaan pengaturan kerja yang fleksibel, dan permintaan yang dikabulkan, tetap merupakan kebijaksanaan utama Perguruan Tinggi dan dapat dihentikan kapan saja, jika memungkinkan, pemberitahuan yang wajar kepada karyawan, dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Lampiran A
3. Tidak terjadwal
Seorang karyawan dapat meminta pengaturan kerja alternatif dengan menghubungi atasannya dengan pemberitahuan sesering mungkin. Jika disetujui oleh supervisor, dokumentasi pendukung dapat diminta dari karyawan. Pengaturan kerja tidak terjadwal bersifat sementara dan berakhir segera setelah keadaan memungkinkan untuk kembali ke pengaturan kerja biasa.
4. Terjadwal
Sepanjang kondisinya dapat diperkirakan secara wajar, seorang karyawan dapat secara mandiri meminta pengaturan kerja yang fleksibel dengan menghubungi atasannya dan menguraikan persyaratan pengaturan kerja alternatif yang diminta. Atas kesepakatan antara karyawan dan supervisor, selesai Formulir Permintaan Pengaturan Kerja Fleksibel Karyawan, dan segala dokumentasi pendukungnya, harus diserahkan kepada anggota Kabinet Pengawas. Keputusan tersebut akan diberitahukan kepada karyawan oleh anggota Kabinet Pengawas atau oleh Supervisor secara langsung.
5. Pengaturan Kerja Jarak Jauh
5.1 Jika permintaan untuk pengaturan kerja fleksibel yang mencakup pekerjaan jarak jauh dikabulkan, karyawan diharapkan mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan kerahasiaan dan perlindungan informasi milik Perguruan Tinggi, karyawan, atau mahasiswa. Tindakan keselamatan dapat mencakup penggunaan lemari arsip dan meja yang terkunci, pemeliharaan kata sandi secara teratur, dan tindakan lain yang sesuai dengan posisi, tugas, dan tanggung jawabnya, atau seperti yang direkomendasikan oleh Layanan Teknologi Informasi (ITS).
5.2 Peralatan apa pun yang disediakan oleh Perguruan Tinggi untuk pekerjaan jarak jauh tetap menjadi milik Perguruan Tinggi dan akan dikelola oleh Perguruan Tinggi. Peralatan yang disediakan oleh Perguruan Tinggi hanya boleh digunakan untuk tujuan bisnis. Karyawan tidak boleh menginstal perangkat lunak atau perangkat keras apa pun yang akan menghalangi ITS dalam memelihara atau memantau peralatan tersebut. Perguruan Tinggi tidak bertanggung jawab atas kerusakan atau perbaikan peralatan milik karyawan. Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, seluruh harta benda Perguruan Tinggi harus dikembalikan kepada Perguruan Tinggi, kecuali telah dilakukan pengaturan lain.
5.3 Karyawan harus menciptakan lingkungan kerja yang sesuai di dalam rumahnya untuk tujuan kerja. Perguruan Tinggi tidak akan bertanggung jawab atas biaya apa pun yang terkait dengan properti non-Perguruan Tinggi di lingkungan kerja jarak jauh, termasuk namun tidak terbatas pada pengaturan kantor pusat karyawan, renovasi, furnitur, penerangan, perbaikan atau modifikasi apa pun pada ruang kantor pusat. Karyawan tersebut akan setuju untuk memiliki koneksi internet dan telepon yang berkelanjutan. Perguruan Tinggi tidak akan menyediakan atau mengganti biaya apa pun yang terkait dengan penggunaan internet/telepon.
5.4 Karyawan harus menjaga ruang kerja jarak jauh mereka dengan cara yang aman, bebas dari bahaya keselamatan. Cedera yang diderita oleh karyawan di lokasi kantor pusat dan sehubungan dengan tugas kerja rutinnya ditanggung oleh kebijakan kompensasi pekerja Perguruan Tinggi, jika diperlukan. Karyawan tersebut akan bertanggung jawab untuk memberi tahu Perguruan Tinggi tentang cedera tersebut sesegera mungkin. Karyawan akan bertanggung jawab atas segala cedera yang diderita oleh pengunjung tempat kerja rumahnya.
5.5 Seorang karyawan yang tidak dikecualikan dari persyaratan lembur dalam Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil, dan semua undang-undang serta peraturan Negara Bagian dan federal yang berlaku, harus diwajibkan untuk mencatat seluruh jam kerja secara akurat. Jam kerja lebih dari yang dijadwalkan per hari dan per minggu kerja memerlukan persetujuan terlebih dahulu dari Supervisor. Kegagalan untuk mematuhi persyaratan ini dapat mengakibatkan penghentian segera perjanjian ini.
5.6 Permintaan pengaturan kerja fleksibel yang mencakup kerja jarak jauh mungkin tidak dapat dikabulkan untuk semua posisi atau karyawan. Permintaan tersebut akan dievaluasi berdasarkan kasus per kasus. Supervisor dapat memeriksa apakah fungsi pekerjaan utama karyawan dapat dilakukan secara efektif dari jarak jauh. Supervisor dapat berkonsultasi dengan Kantor Sumber Daya Manusia untuk tujuan ini.
5.7 Mereka yang diberikan pengaturan kerja jarak jauh harus memiliki ekspektasi, tanggung jawab, dan standar kinerja yang sama untuk posisi mereka yang berlaku sebelum pengaturan kerja jarak jauh. Supervisor dan karyawan harus mengomunikasikan ekspektasi tugas kerja dengan jelas, terlibat dalam pertemuan rutin, dan menetapkan parameter lain yang relevan untuk mendukung pengaturan jarak jauh.
5.8 Karyawan harus tersedia selama jam kerja yang dijadwalkan dan responsif terhadap rekan kerja dan supervisor saat bekerja dari jarak jauh. Karyawan tersebut selanjutnya setuju untuk secara aktif menjalankan tanggung jawab posisinya sepanjang jam kerja yang dijadwalkan dan setuju untuk dapat dihubungi melalui email, konferensi video, atau nomor telepon kontak darurat yang diberikan oleh karyawan untuk digunakan selama waktu tersebut.
6. Penilaian
Wakil Presiden Sumber Daya Manusia atau orang yang ditunjuk akan meninjau pelaksanaan prosedur secara berkala untuk memastikan bahwa prosedur ini dilakukan dengan cara yang adil, konsisten, dan merata sesuai dengan Misi, Visi, dan Nilai-Nilai Perguruan Tinggi.
Perjanjian Komunitas untuk Pertemuan Perguruan Tinggi Hibrida dan Virtual
Disetujui oleh: Kabinet
Tanggal Persetujuan: Januari 2022; November 2023
Dijadwalkan untuk Peninjauan: November 2025
Kategori: Sumber Daya Manusia
Departemen yang Bertanggung Jawab: Sumber Daya Manusia
Kembali ke Policies and Procedures